В мастерской запчасть одновременно является товаром на складе, расходом конкретной заявки и частью итоговой цены для клиента. Если одна из этих связей теряется, остатки и прибыль расходятся с реальностью.
Почему склад расходится
Большинство ошибок возникает из-за небольших ежедневных действий, которые не фиксируются:
- мастер взял деталь и не добавил её в заявку;
- позицию списали дважды;
- неиспользованную деталь не вернули на остаток;
- поступление записали без точного количества;
- одинаковые позиции заведены под разными названиями;
- закупочную цену обновили только в памяти сотрудника;
- инвентаризацию проводят слишком редко.
Минимальный набор складских движений
Поступление
Увеличивает количество позиции. В движении полезно сохранять дату, количество, закупочную цену и комментарий к поставке.
Списание в заявку
Уменьшает остаток и одновременно добавляет себестоимость конкретному ремонту. Без этой связи нельзя правильно посчитать прибыль заказа.
Возврат из заявки
Если деталь добавили ошибочно или не использовали, её удаление из заявки должно возвращать количество на склад автоматически.
Корректировка
Используется после пересчёта, порчи, потери или обнаруженной ошибки. Причина корректировки должна сохраняться в истории.
Не изменяйте остаток «просто числом». Любое изменение должно создавать запись в истории движения: кто, когда и почему изменил количество.
Как привести в порядок названия деталей
Одна позиция не должна встречаться как «дисплей iPhone 12», «модуль IP12» и «экран 12». Для детали нужен единый формат карточки:
- понятное наименование;
- артикул или внутренний код;
- категория и совместимость;
- закупочная и продажная цена;
- текущий и минимальный остаток;
- место хранения при необходимости.
Закупочная цена и себестоимость
Итоговая сумма для клиента не равна прибыли. Из неё вычитается себестоимость деталей и другие прямые расходы. При списании важно сохранять закупочную цену, актуальную на момент конкретного ремонта.
Позднейшее изменение цены в карточке детали не должно пересчитывать старые заказы.
Как использовать минимальный остаток
Минимальный остаток должен учитывать частоту расхода и срок поставки. Если деталь расходуется по две штуки в неделю, а доставка занимает десять дней, заказывать её при остатке в одну штуку уже поздно.
Инвентаризация без остановки работы
- часто используемые и дорогие позиции — еженедельно;
- основной ассортимент — ежемесячно;
- редкие детали — ежеквартально;
- полный пересчёт — по установленному графику.
После корректировки важно искать причину расхождения, а не только менять количество.
Разделение доступа сотрудников
Мастеру может быть необходимо видеть наличие и добавлять деталь в заявку, но необязательно показывать закупочную цену и общую прибыль. Разделение ролей снижает риск случайных изменений.
Склад в ServiceHub
В ServiceHub поступления и списания сохраняются в истории движения, деталь привязывается к заявке, а удаление ошибочно добавленной позиции возвращает её на склад. Закупочная стоимость участвует в расчёте финансового результата ремонта.
Посмотрите движение деталей в демо
Откройте склад, карточку детали, историю операций и связь с заявкой.